Le Bureau d’Ordre est un sous-département du Cabinet de Son Excellence le Secrétaire général qui supervise les Archives du Secrétariat général et gère toutes les notes verbales et lettres arrivée des États membres, des missions permanentes, des ministères, des organes et autres Comités permanents. Tout comme il est chargé d’expédier les courriers au départ du Secrétariat aux différents destinataires soit par courrier électronique, télécopieur et par les services postaux locaux. Les notes internes sont également l’une des autres tâches qui incombent au Bureau d’ordre.

 

Les activités du Bureau d’Ordre :

Le Bureau d’Ordre reçoit tous les courriers, les notes internes verbales tant en interne qu’à l’externe. Il se charge de résumer les contenus, les traduire dans les trois langues officielles de l’OCI, et les transmet ensuite au Cabinet de Son Excellence le Secrétaire général pour traitement et instructions avant de les transmettre aux destinataires finaux

 

La structure du Bureau d’Ordre :

Le Bureau d’Ordre est composé des équipes de travail comme suit :

• Équipe de courriers arrivée : chargée d’enregistrer les courriers arrivés, elle résume leur contenu, et le traduit dans les trois langues officielles avant de les transmettre au responsable du Bureau qui les vérifie avant de les transmettre à son tour au Cabinet.
• Équipe des notes internes : chargée d’enregistrer les notes internes, en résumant leur contenu, et les traduisant dans les trois langues officielles avant de les transmettre au responsable du Bureau qui les vérifie avant de les transmettre à son tour au Cabinet.
• Équipe des courriers départs et communiqués de presse : Cette dernière est chargée de l’enregistrement avant expédition vers les différentes destinations en fax ou par e-mail. Ces courriers sont également résumés et traduits dans les 3 langues officielles et archivés électroniquement et en papier. Souvent elle a recours au service des entreprises postales (DHL-ARAMEX etc.)

Le Bureau fournit à tout le personnel du Secrétariat les documents (archives) dont ils ont besoin en tout temps et en toute circonstance.  Le Bureau d’Ordre est donc considéré comme l’organe le plus vital du Secrétariat général et son cœur battant.