إدارة المراسم والعلاقات العامة
إدارة المراسم والعلاقات العامة هي إحدى الإدارات المساندة في الأمانة العامة، وتتركز مهامها على مواضيع داخلية في المنظمة، ومهام تتعلق بالمؤتمرات والنشاطات خارج المنظمة. كما أنها تقوم بمتابعة العديد من الإجراءات لدى وزارة خارجية المملكة العربية السعودية وغيرها من الدوائر الحكومية المختصة.
وتتركز مهام الإدارة على التالي :
- ترتيب الجدول الزمني والبرنامج اليومي لمعالي الأمين العام وتحديد لقاءاته ومواعيده.
- متابعة الطلبات التي ترد لمقابلة معالي الأمين العام وكذلك الدعوات الموجهة إلى معاليه سواء كانت لزيارات رسمية أو حضور اجتماعات ومؤتمرات دولية.
- استقبال ومرافقة ضيوف معالي الأمين العام والمنظمة.
- تحديد برامج سفر معالي الأمين العام واجتماعاته ترتيب برنامج السفر والإقامة والنقل والمسائل اللوجستية الأخرى أثناء السفر.
- تنظيم الفعاليات المتعددة التي يقيمها معالي الأمين العام في مناسبات مختلفة سواء في الأمانة العامة أو أثناء الزيارات الخارجية.
- تنظيم الفعاليات التي تنظمها المنظمة في مختلف المناسبات الوطنية والاجتماعية الدبلوماسية.
- إعداد الهدايا التي يقدمها الأمين العام في المناسبات المختلفة.
- إعداد الرسائل التي يوجهها معالي الأمين العام إلى رؤساء الدول ورؤساء الحكومات ووزراء الخارجية وكبار الشخصيات في المناسبات المختلفة.
- تسهيل إجراءات السفر لمنسوبي الأمانة العامة
- إعداد اللوائح الخاصة بالمعلومات المراسمية الخاصة بالدول الأعضاء.
- الأمور المتعلقة بترتيبات بروتوكول مؤتمرات القمة ووزراء الخارجية والمؤتمرات الوزارية القطاعية وغيرها من المؤتمرات والاجتماعات والندوات وأنشطة المنظمة.
كما تقوم إدارة المراسم بالاتصال بوزارة خارجية المملكة العربية السعودية، بصفتها دولة المقر، وغيرها من الدوائر الحكومية المختصة في المملكة، لمتابعة تنفيذ العديد من الإجراءات الخاصة بمنسوبي الأمانة العامة، وفي إطار القوانين المرعية في المملكة، وما نصت عليه الاتفاقيات التي تم توقيعها بين دولة المقر والأمانة العامة للمنظمة، مثل إصدار تأشيرات الدخول إلى المملكة العربية السعودية لمندوبي الدول الأعضاء الذين يشاركون في المؤتمرات والاجتماعات التي تعقد في الأمانة العامة، وكذلك الضيوف القادمين من الخارج لزيارة المنظمة، ومتابعة الإجراءات الخاصة بإصدار الإقامات وغيرها من الإجراءات التي تخص موظفي الأمانة العامة سواء مع وزارة الخارجية أو إدارة الجوازات والمرور وغيرها.
كما تساهم الادارة في عدد من المجالات التي تشمل تعزيز العلاقات مع الأطراف المعنية بهدف تعزيز صورة وهوية المنظمة، وبما يتوافق مع الأهداف المنصوص عليها في الميثاق، وكذلك دور منظمة التعاون الإسلامي على الساحة الدولية باعتبارها ثاني أكبر منظمة دولية.