Le Département des Finances est le département qui s’occupe de l’organisation et de l’enregistrement des activités de nature financière à l’OCI en termes de réception de fonds des États membres et de leur décaissement pour les dépenses déterminées   selon le règlement financier de l’OCI.

La création du Département des Finances a coïncidé avec celle de l’OCI en 1969, compte tenu de la nécessité de surveiller tous les mouvements de fonds vers et depuis l’OCI et de soumettre des rapports financiers périodiques pour aider le Secrétaire général de l’Organisation et ceux qui l’assistent dans divers aspects des activités et des programmes de celle-ci.

La vision du Département des Finances consiste en la fourniture des meilleurs types de données financières avec des caractéristiques qualitatives grâce à l’application des normes financières optimales issues du Règlement financier de l’Organisation de Coopération islamique.
Le Département des Finances s’occupe de l’application des concepts et des normes comptables aux données financières. Il surveille les états financiers à partir de sources primaires telles que les bons de commande, les ordres de décaissement, les notes des budgets prévisionnels, etc.

Ces données sont classées selon les chapitres des dépenses ou de recettes, puis inscrites dans des tableaux faciles à enregistrer dans le système de comptabilité électronique.

Cela signifie que les factures des clients sont enregistrées dans la sous-fiche client. Les salaires des employés sont enregistrés dans le registre des dépenses dans différents postes répartis en salaires de base, allocation de logement, indemnité de vie chère, indemnité de transport, etc.

L’achat d’actifs est enregistré dans un livre d’immobilisations, qui indique tous les types d’actifs qui ont été achetés et qui seront cédés par obsolescence ou dépréciation.

Ce registre fournit des données claires sur l’état actuel de tous les biens de l’Organisation. Ce qui est payé en espèces ou par l’intermédiaire de la banque est enregistré dans le livre de caisse, qui comprend toutes les banques. Ces données enregistrées sont envoyées pour approbation via la procédure d’approbation.

Toutes ces opérations d’enregistrement se déroulent dans un cadre spécifique appelé écritures comptables, qui sont ordonnées suivant une série de numéros précis.

À la fin de chaque période financière, qui est souvent d’un mois, les états financiers qui ont été enregistrés sous forme d’écritures comptables sont transférés des enregistrements subsidiaires vers l’enregistrement principal appelé grand livre. Le grand livre général est crédité et les données trimestrielles de ce mois sont extraites.

Les rapports financiers comprennent la situation financière (états financiers), l’état des recettes et des dépenses, la situation des clients, l’état des arriérés des États membres, l’état des dépenses réparties en (droits des employés, dépenses récurrentes, renouvellement des immobilisations et dépenses des programmes d’activités).

Préparer les budgets prévisionnels de l’Organisation.

Les Services qui relèvent du Département des Finances sont les suivants :

1- Contributions des États membres (comptes débiteurs) ;

2- Comptes fournisseurs (Compte créditeurs) – Fournisseurs ;

3- Immobilisations ;

4- Comptes des bureaux externes ;

5- Trésorerie et banques.

6- Dépenses diverses.

7- Budgets prévisionnels.

8- le grand Livre général.

 

Les dossiers sur lesquels travaille le Département des Finances comprennent les suivants :

1. Le fichier des contributions statutaires et volontaires des Etats membres ; le Département des Finances, sur la base des budgets prévisionnels approuvés par le Conseil des ministres des Affaires étrangères, enregistre les données budgétaires prévisionnelles dans le système comptable électronique ERP, et ce fichier sert de référence pour toutes les différentes opérations comptables au cours de l’année ;
2.  Dossier d’achat des fournitures pour l’Organisation. Tous les achats sont effectués par l’émission de bons de commande expédiés ensuite aux fournisseurs ;
3.  Dossier de conservation et de suivi des biens de l’Organisation. Le processus de conservation et de suivi des actifs de toute nature de l’Organisation s’effectue à travers le registre des immobilisations. Dans ce registre, les biens sont classés en voitures, ordinateurs, bureaux et équipements électriques ;
4.  Dossier des comptes des bureaux extérieurs. Toutes les transactions financières relatives aux bureaux extérieurs sont enregistrées au Département des Finances du Secrétariat général de l’Organisation de Coopération islamique. À la fin de l’exercice financier, sont publiés des rapports financiers qui reflètent l’état des bureaux extérieurs ;
5. Dossier de gestion de caisse et de banque. Les paiements des droits des employés de l’Organisation, y compris les salaires mensuels, les frais de scolarité et les billets de voyage, sont effectués par virement bancaire sur les comptes des employés à la banque. Les fournisseurs sont également payés de la même manière, par virement bancaire sur leur compte en banque. Le reste des transactions de petite nature est payé à partir du fonds de l’Organisation situé au bureau des finances.
6. Le dossier des dépenses de l’Organisation, qui est classé en droits des employés, dépenses récurrentes telles que les factures d’électricité et bancaires, renouvellement des actifs de l’Organisation et dépenses relatives aux programmes et activités mis en œuvre par l’Organisation ;
7. Dossier du grand livre. Ce fichier est l’épine dorsale de toutes les opérations qui ont lieu dans l’Organisation. Il contient tous les totaux à la fin de chaque période et représente la base des rapports financiers qui sont émis.
8. Dossier de budget prévisionnel. Ce dossier s’attache à dessiner les demandes des différents départements (sous-budgets) qui sont adressées aux Finances, pour un plan global qui donne les principales tendances rétrospectives de la performance de l’Organisation dans son ensemble.  Tous les postes concernés par les dépenses sont réunis dans ce plan et le montant final produit est distribué aux États membres selon les ratios préalablement convenus. Il y a aussi une explication détaillée des ressources humaines qui sont mobilisées pour chaque département de l’Organisation pour exécuter ses tâches et ses programmes. De plus, les données des départements sont converties en états financiers qui expriment les coûts prévus de mise en œuvre des activités et programmes planifiés pour la même période couverte par le budget prévisionnel.

 

Voici certaines des activités auxquelles le Département des Finances a participé en coopération avec d’autres départements.

1- Les travaux de l’Organe supérieur de Surveillance. Il s’agit de ses quarante et unième et quarante-deuxième sessions, qu’il a tenues afin d’examiner les budgets de l’Organisation pour les exercices 2019 et 2020.

2- Les travaux de la Commission permanente des finances. Celle-ci a en effet tenu sa cinquantième session pour discuter des états financiers des exercices financiers 2019 et 2020 et pour discuter le budget prévisionnel pour l’année 2022.

3- Les travaux du Conseil des ministres des Affaires étrangères réuni en sa quarante-neuvième session dans l’État du Pakistan.

4- Une formation intensive pour les employés de l’Organisation sur le système comptable électronique ERP a été récemment organisée.