Le Département du protocole et des Relations publiques est l’un des départements de soutien du Secrétariat général, et ses tâches se concentrent sur les questions internes, les conférences et aux activités extérieures à l’OCI. Il suit également de nombreuses procédures avec le Ministère des Affaires étrangères du Royaume d’Arabie saoudite et d’autres départements gouvernementaux concernés.

 

Les tâches du Département portent sur les éléments suivants:

• Organiser l’horaire et le programme quotidien du Secrétaire général et déterminer ses réunions et rendez-vous ;
• Suivre les demandes d’audience et les invitations adressées au Secrétaire général ; que ce soit pour des visites officielles ou pour assister à des réunions et conférences internationales ;
• Recevoir et accompagner les invités du Secrétaire général et de l’OCI ;
• Déterminer les programmes de voyage du Secrétaire général et ses réunions ; organiser le programme de voyage, l’hébergement, le transport et d’autres questions logistiques pendant le voyage ;
• Organiser les diverses activités – voulues par le Secrétaire général – à diverses occasions, que ce soit au Secrétariat général ou lors de visites à l’étranger ;
• Organisation d’événements de l’OCI aux diverses occasions diplomatiques, nationales et sociales ;
• Préparer les cadeaux qu’offre le Secrétaire général à diverses occasions ;
• Préparer les messages adressés par le Secrétaire général aux Chefs d’État, aux Chefs de gouvernement, aux ministres des Affaires étrangères et aux Hauts dignitaires à diverses occasions ;
• Faciliter les démarches de voyage pour les employés du Secrétariat général ;
• Questions relatives aux arrangements pour le protocole des Sommets, des conférences des ministres des Affaires étrangères, des conférences Ministérielles sectorielles et autres conférences, réunions, séminaires et activités de l’OCI.

 

Le Département du Protocole contacte également le Ministère des Affaires étrangères du Royaume d’Arabie Saoudite, en sa qualité de pays siège, et les autres services gouvernementaux du Royaume, afin de suivre la mise en œuvre de nombreuses procédures concernant les employés de l’OCI, dans le cadre des lois en vigueur en Arabie Saoudite et  des dispositions des accords qui ont été signés entre le pays du siège et le Secrétariat général de l’OCI. Il s’agit, entre autres, de la délivrance de visas d’entrée au Royaume d’Arabie saoudite pour les délégués des États membres qui participent aux conférences et réunions tenues au Secrétariat général, ainsi que pour les invités venant de l’étranger pour visiter l’OCI, du suivi des procédures de délivrance de Cartes de résidence pour les employés du Secrétariat général,  auprès du Ministère des Affaires étrangères ou  du Service  des passeports et de la circulation, etc.

Le Département intervient également dans un certain nombre de domaines, dont le renforcement des relations avec les parties concernées dans le but de renforcer l’image et l’identité de l’OCI, conformément aux objectifs stipulés dans la Charte, ainsi qu’au rôle de l’OCI sur la scène internationale en tant que deuxième plus grande organisation internationale.