الشؤون الإدارية والمالية

الإدارة المالية هي الإدارة التي تهتم بترتيب وتسجيل الأنشطة ذات الطابع المالي في المنظمة من حيث إستلام  الأموال من الدول الأعضاء والصرف في الأوجه المخصصة لذلك تبعاً للنظام المالي للمنظمة.

كانت نشأت الإدارة المالية متزامنة مع نشأت المنظمة في العام 1969م تبعاَ لضرورة رصد كل بنود حركة الأموال من وإلي المنظمة وتقديم تقارير مالية دورية تساعد الأمين العام للمنظمة ومن يساعده في شتي نواحي أنشطة وبرامج المنظمة.

تتمثل رؤية الإدارة المالية في تقديم أجود أنواع البيانات المالية ذات الخصائص النوعية من خلال تطبيق أمثل المعايير المالية النابعة من النظام المالي لمنظمة التعاون المالي.

تهتم الإدارة المالية بتطبيق المفاهيم والمعايير المحاسبية علي البينات المالية. تقوم الإدارة المالية بعملية رصد البيانات المالية من المصادر الأولية مثل طلبات الشراء , مذكرات الصرف , مذكرات الموازنات التقديرية . الخ.

يتم تصنيف هذ البيانات حسب أبواب الصرف أو الإستلام ومن ثم تبويبها في جداول يسهل تسجيلها في النظام المحاسبي الإلكتروني. بمعني ان فواتير العملاء تسجل في السجل الفرعي الخاص بالعملاء. رواتب الموظفين تسجل في سجل المصروفات في بنود مختلفة مقسمة إلي رواتب أساسية, علاوة سكن, علاوة غلاء معيشة, علاوة إنتقال الخ. شراء الأصول يتم تسجيلها في دفتر خاص بالاصول الثابته والذي يوضح كل أنواع الأصول الموجودة والتي تم شرائها والتي سيتم التخلص منها بالتقادم او الإستهلاك. يقدم هذا السجل بيانات واضحة عن الحالة الراهنة لكل ممتلكات المنظمة. ما يتم سداده نقداً او عن طريق البنك يسجل في دفتر النقدية والذي يضم كل البنوك. ترسل هذه البيانات التي تم تسجيلها للإعتماد من خلال دورة الموافقات.

كل عمليات التسجيل هذه تتم في إطار محدد يسمي القيود المحاسبية والتي يتم رصها مع بعض بأرقام معينة ومتسلسله.

في نهاية كل فترة مالية غالباً ما تكون شهر يتم نقل البيانات المالية التي تم تسجيلها في شكل قيود محاسبية من السجلات الفرعية إلي السجل الرئيسي المسمى دفتر الأستاذ العام. يتم ترصيد دفتر الأستاذ العام وتستخرج البيانات الفصلية لذاك الشهر.

التقارير المالية تضم الموقف المالي ( القوائم المالية ) بيان الدخل والمصروفات , بيان العملاء , بيان متأخرات الدول الأعضاء , بيان المصروفات مقسم إلي (مستحقات موظفين , مصروفات متكررة , تجديد الأصول الثابتة , ومصروفات برامج الأنشطة).

إعداد الموازنات التقديرية للمنظمة.

 

تشمل الإدارات التي تنضوي تحت إشراف المالية التالي:

1. إشتراكات الدول الأعضاء (الحسابات المدينة).
2. الذمم الدائنة (الحاسبات الدائنة) – الموردين.
3. الأصول الثابتة.
4. حسابات المكاتب الخارجية.
5. النقدية والبنوك.
6. المصروفات المختلفة.
7. الموازنات التقديرية.
8. الأستاذ العام.

 

الملفات التي تعمل عليها الإدارة المالية تضم التالي:

1-  ملف مساهمات الدول الأعضاء علي المستوي الإلزامي والتطوعي. تقوم الإدارة المالية من واقع الموازنات التقديرية التي تم إعتمادها بواسطة مجلس وزراء الخارجية بتسجيل البيانات الموازنة التقديرية في النظام المحاسبي الإلكتروني ERP  ويكون هذا الملف بمثابة المعيار لكل عمليات الصرف المختلفة خلال العام.

2-  ملف شراء مستلزمات المنظمة. كل عمليات الشراء تتم عن طريق إصدار أوامر شراء وترس الي الموردين.

3-  ملف حفظ ومتابعة ممتلكات المنظمة. تتم علمية حفظ ومتابعة أصول المنظمة بكل أنواعها من خلال سجل الأصول الثابتة. في هذا السجل تصنف الممتلكات الي سيارات, كمبيوترات, مكاتب, معدات كهربائية.

4-  ملف حسابات المكاتب الخارجية. كل المعاملات المالية التي تجري بخصوص المكاتب الخارجية يتم تسجيلها في الشؤون المالية بالأمانة العامة لمنظمة التعاون الإسلامي. وبنهاية الفترة المالية يتم إصدار تقارير مالية تعبر عن موفق المكاتب الخارجية.

5-  ملف إدارية النقدية والبنوك. عمليات سداد مستحقات موظفي المنظمة من رواتب شهرية ورسوم مدارس وتذاكر سفر تتم عن طريق حوالات بنكية لحسابات الموظفين في البنك. ايضاً يتم سداد مستحقات الموردين بذات الطريقة, حوالات بنكية لحساب الموردين في البنك. باقي المعاملات ذات الطابع الصغير يتم سدادها من صندوق المنظمة الموجود في مكتب الشؤون المالية.

6-  ملف مصروفات المنظمة والتي تصنف الي مستحقات الموظفين , مصروفات متكررة مثل فواتير الكهرباء والبنوك, تجديد أصول المنظمة و مصروفات البرامج والأنشطة التي تنفذها المنظمة.

7-  ملف الأستاذ العام. يعتبر هذا الملف العمود الفقري لكل العمليات التي تجري في المنظمة. حيث به ترقد كل الاجماليات في نهاية كل فترة وتمثل الأساس للتقارير المالية التي يتم إصدارها

8-  ملف الموازنات التقديرية. هذا الملف يهتم برسم طلبات الأقسام المختلفة(موازنات فرعية) التي ترسل الي المالية , الي خطة شاملة تعطي الإتجاهات الرئيسية المتخلفة لاداء المنظمة ككل. كل البنود المعنية بالصرف يتم تجميعها في هذه الخطة والمبلغ النهائي الذي ينتج يوزع علي الدول الأعضاء بحسب النسب المتفق عليها سابقاً. ايضاً يكون شرح مفصل للموارد البشرية التي يتم حشدها لكل قسم بالمنظمة كي يؤدي مهامه وبرامجه. بالإضافة الي ذلك يتم تحويل معطيات الأقسام الي بيانات مالية تعبر عن التكاليف المتوقعة لتنفيذ الأنشطة والبرامج المخطط لها في ذات الفترة التي تغطيها الموازنة التقديرية.

 

بعض الأنشطة التي شاركت فيها الإدارة المالية بالتعاون مع الإدارات الأخرى في التالي:

1-  أعمال الهيئة العليا للرقابة . وهذه تمت في الدورة الواحد والاربعون والإثنان والاربعون وذلك لمراجعة ميزاني المنظمة للعام 2019 م والعام 2020 م.

2-  أعمال اللجنة المالية الدائمة . وهذه تمت في الدورة الخمسون ولذلك لمناقشة القوائم المالية للعام 2019 م والعام 2020م . أيضاً مناقشة الموازنة التقديرية للعام 2022م.

3-  أعمال مجلس وزراء الخارجية في دورته التاسعة والاربعون في دولة باكستان.

4-  إقامة دورة تدريبية مكثفة مؤخراَ لموظفي المنظمة علي النظام المحاسبي الإلكتروني ERP .